Comment créer une facture récurrente sur Tradify Web ?

Mise à jour 20 janvier 2023 16:07

L'utilisation des factures récurrentes vous offre un moyen facile de créer automatiquement des factures pour un travail continu.

Une facture récurrente est un modèle qui est utilisé pour créer une facture de manière répétée. C'est utile pour envoyer des factures régulières à un client récurrent.

Création d'une facture récurrente

Pour créer une facture récurrente :

Allez dans Factures
Sélectionnez Nouvelle facture récurrente.

Une fois dans l'écran Facture récurrente, une liste d'options de configuration et de champs de texte s'affiche. Vous trouverez ci-dessous une liste complète de ce que représente chaque champ.

Facture Calendrier

Options de fréquence :

Remarque : si la date que vous spécifiez ne se produit pas dans un mois donné, le dernier jour du mois est utilisé à la place. Par exemple, le mois de février n'a pas de 29, 30 et 31, donc la date sera fixée au 28.

Quotidien - Ce paramètre permet de créer la facture sur une base quotidienne (en fonction du nombre de jours saisis dans le champ suivant"Chaque").
Hebdomadaire - Ce paramètre permet de créer la facture sur une base hebdomadaire (en fonction du nombre de semaines saisi dans le champ"Chaque" suivant).
Mensuel - jour du mois - Ce paramètre permet de créer la facture sur une base mensuelle, en fonction de la date du mois (c'est-à-dire le 1er, le 2e, le 3e, etc.).
Mensuel - jour de la semaine - Ce paramètre permet de créer la facture sur une base mensuelle, en fonction du jour de la semaine (par exemple, lundi, mardi, mercredi, etc.).

Prochaine occurrence - Ce paramètre indique quand la prochaine facture sera créée.
Date d'arrêt - Permet de spécifier une date d'arrêt. Une fois cette date atteinte, la facture récurrente cessera d'être générée.

Informations sur la facture

Nom de la facture - Entrez une description de la facture pour identifier facilement votre modèle de facture récurrente.
Client - Utilisez ce champ pour ajouter le client concerné par cette facture récurrente.
Remarque : si cette facture est destinée à un nouveau client, cliquez sur l'icône "+" pour créer le client de toutes pièces. Pour en savoir plus sur la saisie d'un nouveau client , cliquez ici.
Site - Utilisez cette option si votre client possède des sites physiques distincts et que vous souhaitez enregistrer le site du client pour lequel cette facture est destinée. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des sites, veuillez cliquer ici.
Niveau de tarification - Utilisez cette option pour déterminer le niveau de tarification à facturer sur cette facture. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des niveaux de tarification, veuillez cliquer ici.
Date d'échéance de la facture par défaut - La date à laquelle les factures associées à ce client seront dues pour le paiement.
Référence - Utilisez ce champ pour saisir une référence sur la facture.
Thème du document - Il s'agit du thème de mise en page de la facture à utiliser lors de l'impression ou de l'envoi par e-mail de cette facture à un client. Pour en savoir plus sur les thèmes de document , cliquez ici.
Description - Ce champ permet de saisir une description de la facture. Cette description sera affichée sur l'impression du client.

Ajout de postes de travail et de matériel

Une fois que vous avez configuré vos préréglages, vous souhaitez ajouter vos éléments de main-d'œuvre et de matériel. Ces coûts apparaîtront sur chaque facture créée à partir de ce modèle de facture récurrente.

Consultez nos articles consacrés à l'ajout de postes à vos factures Tradify :

Utilisation des variables de facture

Les variables de facture constituent un excellent moyen d'automatiser une partie de votre texte de description. Par exemple, lorsque vous souhaitez que le nom de votre client apparaisse toujours dans la description de votre facture.

Au lieu de le taper, vous pouvez simplement utiliser [nom du client] et Tradify saisira automatiquement le nom lors de la génération de la facture.

Veillez à utiliser la fonction [ ], car elle permet d'accéder au système de Tradify.

Les variables suivantes peuvent être utilisées dans la description de la facture et la description de l'article :

[companyname] - le nom de votre société
[customername] - le nom du client
[contactname] - le nom du contact
[date] - la date de la facture
[month] - le mois de la facture
[year] - l'année de la facture
[duedate] - la date d'échéance de la facture
[number] - le numéro de la facture
[jobaddress] - l'adresse de la commande.

Exemples de variables de facture

Les exemples ci-dessous concernent la facture IV1144 générée le 30 septembre 2019 et due le 20 octobre 2019 :

Support informatique pour [mois] [année] = Support informatique pour septembre
2019Servicetrimestriel
[mois-2] - [mois] = Service trimestriel juillet - septembreFacture
[numéro] due [date] = Facture IV1144 due le 20 octobre 2019.