Utilisation d'un session de facturation pour la facturation groupée

Le session de facturation est le terme que nous utilisons pour notre fonction de facturation groupée.

Il y a deux méthodes disponibles pour utiliser cette fonction. La première vous permet de créer une facture pour plusieurs travaux pour un seul client, tandis que la deuxième méthode vous permet de facturer en gros plusieurs travaux, chaque travail étant attribué à sa propre facture.

Dans cet article, nous vous présentons chacune de ces méthodes, ainsi que les règles et exigences auxquelles vous devez vous conformer.

Facturation de plusieurs chantiers pour un client sur une seule facture

Comme son titre l'indique, cette méthode vous permet de créer une facture collective pour plusieurs chantiers attribués à un seul client. Chaque coût de matériel et de main-d'œuvre apparaîtra sur la facture sous la forme d'un poste individuel.

Contrairement au processus de facturation normal, nous avons également inclus la possibilité d'afficher des informations spécifiques à la tâche sur la facture afin d'indiquer clairement à quelle tâche se rapporte chaque poste.

Vous pouvez également appliquer ce processus à plusieurs clients en une seule fois. Nous allons vous expliquer comment procéder dans les étapes ci-dessous.

Pour commencer le processus, allez dans Factures et sélectionnez "Nouvelle session de facturation".

Ensuite, à l'aide des filtres de recherche fournis, trouvez et mettez en évidence les travaux que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez"Suivant".

Remarque : Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez appliquer cette méthode à plusieurs clients en une seule fois. Par exemple, si vous avez mis en surbrillance quatre travaux qui ont été attribués à deux clients différents, vous obtiendrez une facture pour chaque client indiquant les coûts de leurs deux travaux respectifs. L'exemple ci-dessous est une bonne représentation de ce à quoi cela peut ressembler.

Dans l'écran suivant, deux onglets vous sont présentés : Facture par client et Facture par Chantier. Pour cette méthode, vous choisirez"Facture par client".

En sélectionnant cet onglet, plusieurs options s'offrent à vous. Vous trouverez ci-dessous une liste complète de ce à quoi chacune d'elles se rapporte.

Options de facturation :

Utiliser la date limite - Utilisez cette option si vous avez besoin de facturer le chantier effectué sur une tâche jusqu'à une date spécifique.
Changer le statut du chantier en - Utilisez cette option si vous souhaitez que Tradify change automatiquement le statut de chaque chantier sélectionné une fois la facturation terminée. Une fois cette option activée, choisissez le statut que vous souhaitez attribuer.

Informations sur le travail à inclure :

Si vous activez l'une des options ci-dessous, Tradify affichera la valeur au-dessus des postes respectifs des chantiers sur la facture.

N° de travail
Référence
Date
Site
Adresse du chantier
Description du chantier
Champs personnalisés 1-4

Une fois que vous avez activé les options pertinentes, cliquez sur"Suivant".

Remarque : à titre d'exemple, nous avons activé les options suivantes pour vous montrer comment elles affecteront le résultat de votre facture.

Voici un exemple de la façon dont elles seront affichées sur la facture. Remarquez comment chacune d'entre elles a été ajoutée en tant qu'élément de ligne (au-dessus des coûts de matériaux et des composantes de la main-d'œuvre).

Une fois que vous aurez cliqué sur Next, Tradify créera la ou les factures et un message vous informant des résultats vous sera présenté. Cliquez sur OK, et vous aurez maintenant la visibilité de la ou des factures créées.

Ce dernier écran vous offre la possibilité d'approuver, d'envoyer à la comptabilité, d'imprimer, d'envoyer par e-mail et de supprimer vos factures. Pour ce faire, il suffit de mettre en surbrillance la ou les factures concernées et de sélectionner l'icône appropriée.

Pour finaliser le processus d'exécution de la facturation, cliquez sur le bouton Terminer.

Facturation de plusieurs chantiers sur des factures distinctes

Comme son titre l'indique, cette méthode vous permet de facturer en masse chaque tâche sélectionnée dans votre session de facturation. Chaque coût de matériel et de main-d'œuvre apparaîtra sur la facture sous la forme d'un poste individuel.

Pour commencer le processus, allez dans Factures et sélectionnez"Nouveau session de facturation".

Ensuite, à l'aide des filtres de recherche fournis, trouvez et mettez en évidence les chantiers que vous souhaitez facturer, puis sélectionnez"Suivant".

Remarque : dans cet exemple, nous avons sélectionné 4 travaux provenant de deux clients différents. Au total, 4 factures seront créées. Une pour chaque tâche.

Dans l'écran suivant, deux onglets vous sont présentés : Facture par client et Facture par chantier. Pour cette méthode, vous choisirez "Facture par chantier".

En sélectionnant cet onglet, les options suivantes s'offrent à vous.

Utiliser la date limite - Utilisez cette option si vous devez facturer le travail effectué sur une tâche jusqu'à une date spécifique.
Changer le statut du chantier en - Utilisez cette option si vous souhaitez que Tradify modifie automatiquement le statut de chaque chantier sélectionné une fois la facturation terminée. Une fois cette option activée, choisissez le statut que vous souhaitez attribuer.

Une fois que vous avez activé les options pertinentes, cliquez sur"Suivant" pour compiler vos factures.

Une fois que vous aurez cliqué sur " Suivant", Tradify créera votre/vos facture(s) et un message vous informant des résultats vous sera présenté. Cliquez sur OK, et vous aurez maintenant la visibilité de la ou des factures créées.

Ce dernier écran vous offre la possibilité d'approuver, d'envoyer à la comptabilité, d'imprimer, d'envoyer par e-mail et de supprimer vos factures. Pour ce faire, il suffit de mettre en surbrillance la ou les factures concernées et de sélectionner l'icône appropriée.

Pour finaliser le processus de facturation, cliquez sur le bouton Terminer.