Création d'un travail récurrent

La fonction de travail récurrent offre un moyen simple de créer automatiquement des travaux sur une base continue. Essentiellement, un travail récurrent est un modèle qui est utilisé pour créer un travail à plusieurs reprises. Cette fonction est utile si votre entreprise doit créer des tâches de manière régulière ou répétitive.

 

Création d'une tâche récurrente

Pour créer une tâche récurrente, allez dans la rubrique " Travaux", puis sélectionnez"Nouvelle tâche récurrente". Saisissez tous les détails pertinents, puis cliquez sur"Enregistrer" pour finaliser.

Remarque importante : une fois que vous avez créé votre modèle de facture récurrente, Tradify commencera automatiquement à créer des tâches en fonction des préférences du modèle.

De plus, une fois que le modèle de tâche récurrente a été créé, toute modification apportée à un enregistrement de tâche n'affectera pas le modèle de tâche récurrente à partir duquel la tâche a été créée. En outre, les modifications apportées au modèle de mission récurrente ne sont pas appliquées rétroactivement aux enregistrements de mission existants qui ont été créés à partir du modèle, elles ne s'appliquent qu'aux nouvelles missions générées après la modification.
Remarque : vous trouverez ci-dessous une liste complète de chaque champ et de ce qu'il représente.

Calendrier des tâches

Options de type de travail :

  • Créer et programmer le travail - Ce paramètre créera le travail et programmera tous les rendez-vous correspondants dans le planificateur (selon la fréquence définie).
  • Créer et attribuer un travail - Ce paramètre crée le travail et l'attribue à un membre du personnel (il ne planifie pas).
  • Créer uniquement un travail - Ce paramètre permet de créer uniquement un enregistrement de travail.

Options de fréquence :

Remarque : si la date que vous spécifiez ne se situe pas dans un mois donné, le dernier jour du mois est utilisé à la place (février n'a pas de 29, 30, 31, donc le 28 sera utilisé à la place).
  • Daily (Quotidien) - Ce paramètre permet de créer le job sur une base quotidienne (en fonction du nombre de jours saisis dans le champ suivant"Every").
  • Weekly - Ce paramètre permet de créer le job sur une base hebdomadaire (en fonction du nombre de semaines saisi dans le champ"Every" suivant).
  • Mensuel - jour du mois - Ce paramètre permet de créer le travail sur une base mensuelle, en fonction de la date du mois (c'est-à-dire le 1er, le 2, le 3, etc.).
  • Mensuel - jour de la semaine - Ce paramètre permet de créer le travail sur une base mensuelle, en fonction du jour de la semaine (par exemple, lundi, mardi, mercredi, etc.).
Remarque : le reste des champs s'adapte en fonction des sélections effectuées et également selon que vous créez un travail uniquement ou que vous créez et affectez ou créez et planifiez.

Prochaine occurrence - Indique la prochaine date à laquelle un travail sera créé.
Date d'arrêt - Ce champ permet de spécifier une date d'arrêt (facultatif).
Créer un travail - Cette option vous permet de spécifier le nombre de jours avant la date de la prochaine occurrence, pendant lesquels le travail sera créé.

 

Informations sur le travail

Nom de la tâche - Entrez une description de la tâche pour identifier facilement votre modèle de tâche récurrente.
Client - Utilisez ce champ pour ajouter le client concerné à votre tâche.

Remarque : si ce travail est destiné à un nouveau client, cliquez sur l'icône "+" pour créer le client à partir de zéro. Pour en savoir plus sur la saisie d'un nouveau client, cliquez ici.

Site - Utilisez cette option si votre client possède des sites physiques distincts et que vous souhaitez enregistrer le site du client auquel ce travail est destiné. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des sites, cliquez ici.
Référence - Utilisez ce champ pour saisir une référence pour le travail.
Niveau de tarification - Utilisez ce champ pour déterminer le niveau de tarification à facturer pour ce travail. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des niveaux de tarification, cliquez ici.
Statut du travail Attribuez automatiquement un statut à votre travail. Pour plus d'informations sur les statuts des tâches, cliquez ici.
Catégorie de travail #1 et #2 - Une façon de classer vos tâches de manière significative. Les catégories par défaut sont les priorités et les types de travaux. Vous pouvez les utiliser ou définir vos propres catégories personnalisées. Pour en savoir plus sur les catégories de tâches , cliquez ici.
Adresse de la tâche - L'adresse physique de la fonction. Recherchez l'adresse en la tapant dans le champ d'adresse du travail. Une fois l'adresse localisée, une coche verte apparaîtra sur le côté droit. Cela indique que Tradify est en mesure d'afficher cette offre sur la carte.
Description du travail - Utilisez ce champ pour saisir une description du travail à effectuer.

Tâches

Les tâches vous permettent d'attribuer et de gérer des actions ou des étapes spécifiques qui doivent être réalisées sur un projet. Grâce à la possibilité d'affecter un budget à chaque tâche, elles peuvent également être utilisées pour suivre les coûts par étape ou jalon d'un travail. Pour plus de détails sur la création de tâches, veuillez cliquer ici.

Informations sur les contacts

Contact, téléphone et portable - Les coordonnées de la personne qui a demandé le travail.
Contact sur le site, téléphone et portable - Les coordonnées de la personne située sur le site.

Informations personnalisées

Champs personnalisés 1 à 4 - Utilisez les champs personnalisés pour ajouter des informations spécifiques à votre entreprise que vous souhaitez enregistrer sur le chantier. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des champs personnalisés, veuillez cliquer ici.

Personnel

Utilisez l'icône + correspondante pour affecter du personnel à la tâche.

 

Factures récurrentes

Une facture récurrente peut être configurée de manière à être générée automatiquement en fonction de la tâche récurrente.

Note : Vous pouvez également créer des factures récurrentes indépendantes. Pour plus d'informations sur la création de factures récurrentes, veuillez cliquer ici.

Si une tâche récurrente comporte une facture récurrente, celle-ci apparaît en bas de l'écran de la tâche récurrente, comme illustré ci-dessous.

Pour modifier la facture récurrente, il suffit de cliquer sur le nom de la facture ou sur le client pour ouvrir le modèle de facture récurrente, comme illustré ci-dessous.

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