Paramètres de travail

Les paramètres des tâches vous permettent de définir et de configurer la séquence de numérotation des tâches, les champs personnalisés des tâches, les statuts des tâches et les catégories de tâches.

Les options de chacun de ces éléments sont réparties dans différents onglets. Pour y accéder, cliquez sur l'onglet correspondant dans Paramètres des tâches.

Séquence de numérotation des travaux

Tradify vous donne la possibilité de modifier vos numéros de travaux à volonté. Les modifications apportées au numéro de mission et au préfixe du numéro de mission prennent effet immédiatement et s'appliquent à la mission créée suivante.

Remarque importante : les numéros de mission ne peuvent pas être modifiés historiquement sur des missions existantes, et ne peuvent pas être utilisés plus d'une fois.
Pour modifier la séquence de numérotation de vos travaux, rendez-vous dans la section Paramètres, cliquez sur Travaux, puis utilisez les champs prévus pour modifier le numéro de travail et le préfixe du numéro de travail. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur"Enregistrer" pour finaliser.

Préfixe du numéro de travail - Le texte utilisé au début des numéros de travail. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous ne souhaitez pas utiliser de préfixe de numéro de travail.

Next Job Number (Numéro de travail suivant ) - Le prochain numéro de travail disponible. Ceci définit la séquence de numérotation des tâches pour Tradify. Tous les numéros de travaux suivants se poursuivront dans l'ordre numérique.

 

 

Champs personnalisés et en-têtes de catégorie de travail

Dans l'onglet Champs personnalisés, Tradify vous donne la possibilité de modifier les en-têtes par défaut de vos catégories de travaux et de vos champs personnalisés. Les deux ensembles de champs seront affichés dans votre écran Emplois.

Pour modifier vos en-têtes, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Emplois. Utilisez les champs fournis pour ajouter vos en-têtes préférés, puis sélectionnez"Enregistrer" pour finaliser vos modifications.

 

Catégorie d'emploi n° 1 / Catégorie d'emploi n° 2 - Utilisez ces champs pour définir les en-têtes des champs de votre catégorie d'emploi. Nous vous recommandons de ne pas utiliser d'en-têtes correspondant à des noms de champs existants, car cela pourrait prêter à confusion et affecter les critères de recherche.

Remarque : la modification des variables de la catégorie d'emploi sera abordée dans la dernière section de cet article.

Champs personnalisés #1 - #4 - Utilisez ces champs pour définir les en-têtes de vos champs personnalisés. Ces champs s'afficheront sur l'écran des tâches. Nous vous recommandons de ne pas utiliser d'en-têtes correspondant à des noms de champs existants, car cela pourrait prêter à confusion et affecter les critères de recherche. Le contenu de ces champs peut également être prédéfini dans vos profils de client et de site.

Vous trouverez ci-dessous deux vidéos montrant où le contenu peut être prédéfini et où les champs sont affichés dans une tâche.

Où saisir le contenu prédéfini de vos champs personnalisés dans un enregistrement client :

Remarque : le contenu ajouté à ces champs s'affichera toujours dans les tâches créées pour le client concerné.

 

Où les champs personnalisés s'affichent dans les tâches :

Statuts des tâches (aperçu)

Les statuts des travaux vous permettent de gérer la progression de vos travaux. Par défaut, Tradify est configuré avec huit statuts générés par le système, mais vous avez également la possibilité de créer vos propres statuts à partir de zéro.

Parmi les huit statuts générés par le système, quatre sont codés avec des déclencheurs qui s'activent lorsque le travail répond aux critères énumérés ci-dessous.

  • Non attribué - Il s'agit du statut par défaut attribué aux nouveaux emplois.
  • Assigné - Est automatiquement attribué lorsqu'une tâche est assignée à un membre du personnel.
  • Planifié - Est automatiquement attribué lorsqu'un rendez-vous est programmé pour une tâche.
  • In Progress (en cours) - est automatiquement attribué lorsqu'un utilisateur lance le minuteur d'un travail.

Les quatre autres peuvent être utilisées sur une base manuelle.

  • Terminé - Statut à sélectionner manuellement lorsque le travail est terminé sur une tâche et que celle-ci a été entièrement facturée. Les travaux ayant ce statut sont supprimés de la liste des travaux actifs.
  • Annulé - Statut à attribuer manuellement à une tâche lorsqu'elle n'est plus nécessaire ou que le travail a été annulé. Les tâches ayant ce statut sont supprimées de la liste des tâches actives.
  • To Invoice - Statut à attribuer manuellement à une tâche lorsqu'elle est prête à être facturée.
  • En attente - Statut à attribuer manuellement à un travail lorsqu'il doit être mis en attente.
Remarque : seuls les statuts À facturer et En attente peuvent être modifiés ou supprimés. Les six autres statuts ne peuvent pas être modifiés car ils ont une incidence sur le système.

 

 

Création de nouveaux statuts de tâches

Pour créer votre propre statut de travail, allez dans Paramètres, cliquez sur Emplois, puis sélectionnez l'onglet Statuts de travail. Ensuite, cliquez sur"Nouveau", puis choisissez"Nouveau statut de tâche". Les champs suivants seront alors disponibles pour être modifiés :

Nom d'affichage - Utilisez ce champ pour donner un nom d'affichage à votre statut.

Couleur de surbrillance - Attribuez une couleur à votre statut en cliquant sur les options disponibles. La couleur attribuée s'affiche sur le travail lorsque ce statut est activé.

Afficher les emplois ayant ce statut actif dans les emplois - Activez cette option si vous souhaitez que les emplois affectés à ce statut soient considérés comme "actifs". Si cette option est désactivée, les emplois affectés de ce statut n'apparaîtront pas dans votre liste de recherche active.

Suppression de statuts de tâches existants

Pour supprimer un statut de tâche, accédez à Paramètres, cliquez sur Emplois, puis sélectionnez l'onglet Statuts de tâche. Ensuite, cliquez sur l'icône X à droite du statut que vous souhaitez supprimer.

Remarque : Parmi les huit statuts générés par le système, seuls les statuts To Invoice et On Hold peuvent être supprimés. Les 6 autres statuts ayant une incidence sur le système, ils ne peuvent pas être modifiés.

Catégories de tâches (aperçu)

Les catégories d'emploi vous permettent de classer et de filtrer vos emplois. Vous pouvez définir vos propres catégories en fonction de ce qui vous semble logique. Les catégories par défaut fournies dans le cadre de la configuration standard sont les suivantes :

  • Catégorie d'emploi n° 1 - Priorités d'emploi
  • Catégorie d'emploi n° 2 - Types de travail/emploi

Vous pouvez choisir de les utiliser telles quelles ou de créer vos propres catégories en fonction des besoins de votre entreprise.

Remarque : pour obtenir des informations sur la modification des en-têtes de catégorie, veuillez cliquer ici.

 

Création de nouvelles variables pour vos catégories d'emploi

Pour créer vos propres variables pour les catégories d'emploi, allez dans Paramètres, cliquez sur Emplois, puis sélectionnez l'onglet Catégories d'emploi. Ensuite, cliquez sur"Nouveau", puis choisissez"Nouvelle catégorie d'emploi" ou"Nouvelle catégorie d'emploi n° 2" (selon la catégorie pour laquelle vous créez les variables). Donnez un nom d'affichage à la variable, puis sélectionnez"Enregistrer".

 

Suppression de variables de catégorie d'emploi existantes

Pour supprimer une variable de catégorie d'emploi, allez dans Paramètres, cliquez sur Emplois, puis sélectionnez l'onglet Catégorie d'emploi pour lequel vous souhaitez supprimer la variable. Ensuite, cliquez sur l'icône X sur le côté droit de la variable que vous souhaitez supprimer.

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