Démarrer avec Tradify Web

Apprenez-en davantage sur l'utilisation des applications mobiles et web de Tradify.

Créez des chantiers, des devis, des factures et planifier les rendez-vous avec les clients.

 

Personnalisation des réglages de votre compte Tradify

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Si vous êtes toujours dans votre période d'essaie Tradify et que vous souhaitez passer à la version supérieure, il vous suffit de vous rendre dans la rubrique Réglages puis Abonnement et facturation. À partir de là, saisissez vos coordonnées et faites évoluer votre compte vers un abonnement payant.

Vous devrez confirmer les éléments suivants :

  • Membres du personnel ayant un accès à Tradify
  • Membres du personnel sans accès de connexion 
  • J'ai un code promotionnel - utilisez cette option si vous avez un code promotionnel à saisir.
  • Informations de facturation - Tradify utilise ces données comme informations de facturation qui sont affichées sur la facture de votre abonnement à Tradify.
  • Données de la carte bancaire - Pour vos paiements mensuel Tradify.

Une fois mis à niveau, vous pouvez toujours modifier les coordonnées de votre entreprise que vous avez saisies lors de votre essai Tradify. Il vous suffit de vous rendre dans la rubrique Réglages , puis de modifier les champs de l'onglet Société .

 

Modification de vos réglages de sécurité

Si vous devez mettre à jour votre mot de passe, ajouter l'authentification en deux étapes ou vous déconnecter des sessions actives, vous devrez :

  1. Aller dans Réglages
  2. Sélectionnez Sécurité
  3. Modifier votre mot de passe, ajouter une authentification à deux facteurs ou supprimer l'accès d'autres appareils.

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Comprendre les autorisations de compte

Tous les comptes dans Tradify ne sont pas les mêmes. En tant que propriétaire ou administrateur de compte, vous aurez la permission d'ajouter et de modifier les accès.

Lorsque vous créez ou modifiez vos membres du personnel, vous pouvez sélectionner le type d'accès pour vos utilisateurs :

  • Facturation
  • Devis
  • Chantier
  • Feuilles de temps
  • Achats
  • Rapports et finances
  • Planning et répartition
  • Suivi du personnel
  • Réglages
  • Membres du personnel
  • Abonnement et facturation

Vous pouvez créer des utilisateurs sans accès , ce qui signifie que ces membres du personnel n'auront aucun accès à Tradify sur aucun appareil.

Vous pouvez en savoir plus sur les autorisations des utilisateurs dans l'article Création de nouveaux utilisateurs membres du personnel dans Tradify.

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Création de modèles d'emails.

La création et la modification de modèles d'email vous permettent de personaliser le style d'approche client.

Par défaut, vous disposez des modèles suivants :

  • Facture
  • Devis

Pour créer un nouveau modèle d'email vous devez :

  1. Aller dans Réglages
  2. Sélectionnez Email
  3. Sélectionnez Nouveau modèle d'emails
  4. Ajoutez les détails pertinents, puis sélectionnez Enregistrer.

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Ajout de taux de facturation

Vous pouvez utiliser les taux de facturation dans Tradify pour facturer différents montants pour différents types de client ou de chantier.

Par exemple, vous facturerez un taux horaire différent pour un chantier effectué par un apprenti  ou par un ouvrier plus expérimenté. Ou encore, vous pouvez facturer des taux horaires différents pour un chantier effectué le week-end ou en dehors de vos heures de travail habituelles.

Pour ajouter et modifier les taux de facturation, procédez comme suit :

  1. Allez dans Réglages
  2. Sélectionnez Taux de facturation
  3. Vous pouvez maintenant créer un nouveau taux de facturation en appuyant sur le bouton correspondant.
  4. sélectionner un taux de facturation existant pour en modifier les détails.

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Création de thèmes de documents

Les thèmes de document sont la mise en page de vos devis et factures. Vous pouvez en créer plusieurs et en choisir au moment de la créations d'un devis ou facture. 

Vous pouvez ajouter votre logo, vos conditions générales et tout autres éléments. 

Cela donne à vos documents un aspect plus professionnel.

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Création de votre premier devis

Votre premier devis vous aidera à donner le ton avec un nouveau client. Le système transparent de Tradify vous permet de facilement garder un oeil  sur l'évolution de vos devis et d'acquérir plus de chantier.

Il y a plusieurs façons de créer des devis, les plus populaires étant :

  • Créer un devis directement depuis le tableau de bord en cliquant sur la croix bleue puis chantier
  • Création d'un devis à partir de l'onglet chantier sur la gauche de votre écran. 

Vous pouvez en savoir plus sur la création de devis dans Comment créer des devis dans Tradify.

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Création de votre premier chantier

Les chantiers sont la principale unité de mesure du chantier dans le système Tradify. Les chantiers sont attachés à un profil de client et comprennent :

  • Tâches terminées
  • Devis
  • Factures
  • Membres du personnel assignés
  • Planning 
  • Feuilles de temps
  • Rapports de service d'emploi
  • Matériaux
  • Bons de commande et factures
  • Photos et notes supplémentaires
  • Statut des tâches

Il existe plusieurs façons de créer de nouveaux emplois, notamment :

  • Créer un chantier sur le tableau de bord
  • Créer un chantier à partir de l'onglet Chantier
  • Créer un chantier à partir d'un devis

Vous pouvez en savoir plus sur la création de tâches dans la section Comment créer des tâches dans Tradify.

Les tâches peuvent être utilisées comme un outil global pour organiser votre personnel, vos tâches et votre temps. Vous pouvez également ajouter plusieurs sites à une tâche grâce à la fonction Site . Pour en savoir plus sur la création de sites, consultez l'article Comment créer un site dans Tradify.

 

Affecter des membres du personnel à votre chantier

Le suivi de votre équipe n'a jamais été aussi facile avec les outils Scheduler et Job .

Il y a deux façons principales d'affecter du personnel aux tâches dans Tradify :

  • Vous pouvez ajouter des membres du personnel directement dans une tâche
  • Vous pouvez ajouter des membres du personnel tout en utilisant la fonction Planning pour Planning le chantier.

Vous pouvez en savoir plus sur l'affectation de membres du personnel aux tâches dans l'article Affectation de personnel aux tâches dans Tradify.

 

Planning du temps pour votre chantier

L'outil Planning est un excellent moyen de gérer votre équipe. Vous pouvez visualiser vos flux de chantier dans une vue de calendrier, où vous pouvez voir le temps prévu pour les tâches et les membres du personnel.

Tout comme pour l'affectation des membres du personnel aux tâches, vous pouvez planning les tâches de deux manières :

  • Dans le tableau de bord des tâches
  • Dans l'onglet Planning

Planning du temps dans le tableau de bord des tâches

Si vous passez par le tableau de bord des tâches, vous devez :

  1. Accédez à l'onglet Planning dans le chantier.
  2. Sélectionnez Ouvrir le Planning
  3. Localisez et sélectionnez le créneau horaire approprié pour créer un rendez-vous.

Utilisation de l'onglet Planning

L'utilisation de l'onglet Planning vous permet de voir toutes les tâches enregistrées pour les membres du personnel et les clients.

Vous pouvez afficher le planning dans cinq vues différentes du calendrier :

  • Jour
  • 3 jours
  • Jours de la semaine
  • Semaine
  • Mois

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Créer une facture pour votre chantier

Tradify rend la facturation simple, rapide et accessible. Il existe une variété de factures, y compris :

  • Factures de temps et de matériel
  • Factures partielles/progressives
  • Factures diverses
  • Factures récurrentes

La facturation est un outil puissant et flexible au sein de Tradify. Pour en savoir plus, consultez la section Factures du Centre d'aide. Nous avons également une FAQ sur la facturation pour répondre aux questions et problèmes courants.

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