Comment envoyer des factures par courriel sur Tradify Web

Comprendre comment envoyer des factures par e-mail depuis l'application web de Tradify. Tradify offre un service simple où vous pouvez envoyer des documents directement depuis notre système avec un suivi.

Remarque : Tradify offre la possibilité de configurer et d'utiliser des modèles d'e-mail préconfigurés pour accélérer le processus d'envoi. Pour plus d'informations sur les modèles d'email, veuillez voir ici.

 

Envoi d'une facture individuelle par e-mail

Pour envoyer une facture par courriel :

  1. Rendez-vous sur letableau de bord des factures.
  2. Ouvrez la facture concernée.
  3. Cliquez sur l'icône Email (coin supérieur droit).
  4. Modifiez les champs comme vous le souhaitez.
  5. Si vous souhaitez vous envoyer une copie, sélectionnez Envoyez-moi unecopie.
  6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Envoyer.

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Envoi groupé de factures par courrier électronique

Pour envoyer plusieurs factures :

  1. Allez dans le tableau de bord des factures.
  2. Recherchez et mettez en surbrillance les facturesde votre choix .
  3. Sélectionnez l'icône Email .
  4. Modifiez les champs comme vous le souhaitez.
  5. Si vous souhaitez vous envoyer une copie, sélectionnez Envoyez-moi une copie.
  6. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Envoyer.
Remarque importante : vous pouvez envoyer par courriel plusieurs factures pour plusieurs clients en une seule fois. La seule chose à noter est que vous devrez utiliser la même description d'email pour le lot.

Si vous souhaitez personnaliser des parties spécifiques de la description de l'e-mail, vous pouvez le faire en incluant des variables de facturation. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section suivante de l'article.

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Note importante : Veuillez vous assurer que vos clients ont une adresse e-mail valide associée à eux. 

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Utilisation des variables de modèle

Les variables de facture sont des champs qui sont substitués dynamiquement lorsque le texte correspondant est saisi.

Par exemple, si vous souhaitez que le numéro de facture apparaisse automatiquement dans la ligne d'objet d'un e-mail, vous pouvez y parvenir en utilisant la variable correspondante.

Remarque : les variables de facturation peuvent être utilisées soit dans la ligne d'objet, soit dans le corps du message lui-même.

Ces variables sont codées en dur dans le système, ce qui signifie malheureusement que des variables personnalisées ne peuvent pas être créées pour être utilisées.

Pour voir la liste des variables disponibles :

  1. Ouvrez votre modèle, puis sélectionnez Want to use template variables ?
  2. Utilisez les variables de facture de votre choix.

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En ce qui concerne les exemples ci-dessus, remarquez comment, dans le deuxième exemple, vous pouvez calculer une valeur en utilisant les méthodes de base " ajouter " et " soustraire ".

L'utilisation de cette méthode vous permettra d'obtenir la valeur souhaitée. Par exemple, [month -2] = mois actuel - 2 mois.

Dans l'exemple ci-dessus, septembre est le mois en cours, la valeur renvoyée est donc "juillet".

 

Factures en ligne et options PDF

Tradify vous permet de dire adieu aux factures PDF qui ne sont plus à jour ou qui sont piégées dans les filtres anti-spam, en envoyant un simple lien que les clients peuvent suivre pour voir la facture la plus récente en ligne.

Ce lien vous permet également de suivre les e-mails et de voir quand le client a consulté la facture. Vous pouvez voir qui a fait quoi et quand grâce au journal d'activité situé au bas de chaque facture.

Si vous avez un client qui ne peut pas accéder à l'internet et qui ne peut accepter les factures que lorsqu'elles sont directement jointes en PDF à un courriel, vous pouvez modifier la méthode de livraison de sa facture pour inclure le PDF sans aucun suivi.

Pour ce faire :

  1. Dans la section Clients, trouvez le client que vous souhaitez modifier.
  2. Dans l' onglet Informations, faites défiler la page jusqu'à la sectionInformations financières.
  3. Vous y trouverez le paramètre Méthode de livraison des factures.
  4. Sélectionnez Lien et PDF sans suivi.
  5. Sélectionnez Sauvegarder.

Tous les futurs e-mails de facturation comprendront désormais un lien et un PDF. S'ils utilisent le lien, vous pourrez toujours voir leur activité, mais vous ne pourrez pas voir s'ils ouvrent le PDF.

 

Apprenez-en davantage sur la façon d'envoyer des factures par courriel à partir de l'application mobile Tradify.

 

 

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