Apprenez-en plus sur la façon de notifier les clients des rendez-vous créés, modifiés et supprimés dans la fonction de planification de Tradify.
Créer des rendez-vous et notifier les clients
Tout d'abord, vous devez créer un nouveau rendez-vous et/ou sélectionner une tâche.
Vous verrez alors les options suivantes
- Envoyer le rendez-vous par e-mail au client - Sélectionnez les adresses e-mail du client Contact du chantier et Contact du site pour envoyer une notification par e-mail.
- Message facultatif - ce message accompagne l'e-mail et peut être laissé entièrement vide. Ce que vous écrirez ici sera enregistré pour la prochaine fois que vous choisirez d'informer un client d'un nouveau rendez-vous.
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, la notification du rendez-vous sera envoyée par courrier électronique aux contacts que vous avez sélectionnés.
Cette notification sera enregistrée dans le rendez-vous pour référence ultérieure. Une fois que vous avez créé un rendez-vous, vous ne pouvez pas ajouter ou modifier les coordonnées du client. Si vous souhaitez le faire, il vous suffit de copier le rendez-vous et d'ajouter les coordonnées du client.
Si vous créez un rendez-vous auquel plusieurs membres du personnel sont affectés, le lien vers la notification du client sera créé sur le rendez-vous du premier membre du personnel.
Mise à jour des rendez-vous et notification des clients
Pour ce faire :
- Déplacez un rendez-vous vers un nouvel emplacement dans le planning.
- Sélectionnez un rendez-vous auquel est lié un avis au client. Apportez les modifications nécessaires à la date, à l'heure et à l'affectation du personnel, puis cliquez sur Enregistrer.
Si ce rendez-vous a été associé à des notifications de clients, vous verrez une fenêtre pop-up confirmant la nouvelle date et heure, ainsi que les options de notification des clients :
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- Envoyer par courriel le rendez-vous mis à jour au client
- Message facultatif - ce message accompagne l'e-mail et peut être laissé entièrement vide. Ce que vous écrivez ici sera enregistré pour la prochaine fois que vous déciderez de notifier un client d'un rendez-vous mis à jour.
Supprimer des rendez-vous et notifier les clients
Cliquez sur le "X" d'un rendez-vous dans le planificateur.
Si ce rendez-vous avait été envoyé au client à l'origine, vous verrez une fenêtre pop-up confirmant la suppression, ainsi que les options de notification au client :
- Message facultatif - il accompagne l'e-mail et peut être laissé entièrement vide. Ce que vous écrivez ici sera enregistré pour la prochaine fois que vous choisirez de notifier un client.
Texte par défaut pour les messages facultatifs
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Courriel de nouveau rendez-vous. |
Bonjour , Veuillez voir ci-dessous les détails concernant le chantier prévu pour vous. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Merci ! |
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Mise à jour de l'e-mail de rendez-vous. |
Bonjour, Veuillez voir ci-dessous les modifications apportées au chantier prévu pour vous. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Merci ! |
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Courriel de rendez-vous supprimé. |
Bonjour, Veuillez voir ci-dessous la confirmation de l'annulation du chantier prévu pour vous. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Merci ! |