Il existe plusieurs façons de créer des factures dans Tradify. Cet article traite des factures diverses, qui sont essentiellement des factures qui ne sont pas associées à (ou basées sur) un type de chantier ou de devis. Il s'agit essentiellement de factures autonomes, à utiliser de préférence dans des scénarios ponctuels.
En termes de "meilleures pratiques" pour créer une facture diverse, bien qu'il n'y ait pas de méthode "générale" recommandée, nous avons répertorié chaque méthode par ordre d'utilisation la plus courante.
Création de factures à partir du tableau de bord des factures
Pour créer une facture à partir du tableau de bord des factures :
- Allez dans Factures
- Sélectionnez Nouvelle facture.
- Saisissez le nom du client.
- Cliquez sur OK.
- Ensuite, sélectionnez l'onglet Divers dans le menu d'en-tête.
- Sélectionnez Créer une ébauche facture.
Remarque : si cette facture est destinée à un nouveau client, cliquez sur l'icône "+" pour créer le client. Pour en savoir plus sur la création d'un nouveau client , cliquez ici.
Comprendre les champs de la facture
Tradify génère maintenant une ébauche de facture pour vous. Vous trouverez ci-dessous une explication de la signification de chaque champ :
- Client -Entrez le client pour lequel cette facture est destinée. Ce champ ne peut pas être laissé vide.
Remarque : si cette facture est destinée à un nouveau client, cliquez sur l'icône + pour créer le client. Pour en savoir plus sur la saisie d'un nouveau client , cliquez ici. - Site -Utilisez ce champ si votre client a des sites physiques distincts et que vous souhaitez enregistrer le site du client auquel cette facture est destinée. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des sites, veuillez cliquer ici.
- Niveau de tarification -Utilisez ce champ pour déterminer le niveau de tarification à facturer pour ce travail. Pour plus d'informations sur la mise en place et la configuration des niveaux de tarification, veuillez vous reporter ici.
- Date de facturation - La date à laquelle la facture est saisie. Par défaut, il s'agit de la date du jour.
- Date d'échéance - La date à laquelle la facture doit être payée. Il s'agit par défaut de la date du jour.
- Référence - Une référence client ou un numéro de commande.
- Thème du document - Il s'agit du thème de mise en page de la facture à utiliser lors de l'impression ou de l'envoi par courrier électronique de cette facture à un client. Pour en savoir plus sur les thèmes de document , cliquez ici.
- Description - Ce champ permet de saisir une description de l'objet de la facture.
- Notes - Utilisez cette section pour ajouter des notes et/ou des fichiers à votre facture. Pour plus d'informations sur la façon de joindre des fichiers, veuillez cliquer ici.
Remarque :les notes sont destinées à des fins internes uniquement et ne sont pas destinées aux clients. - Pour plus de détails sur l'ajout de coûts de main-d'œuvre et/ou de matériaux à votre facture, veuillez consulter les liens correspondants ci-dessous.
Une fois que vous avez ajouté tous les détails nécessaires à votre facture, vous pouvez soit enregistrer le brouillon, soit approuver.
Une fois qu'une facture a été approuvée, elle ne peut plus être modifiée. Si vous n'êtes pas encore prêt à approuver la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. La facture sera alors enregistrée dans la liste des factures sous l'onglet Ébauche.
Création de factures diverses à partir du profil du client
Pour créer une facture diverse à partir du profil du client :
- Allez dans Clients.
- Sélectionnez le client concerné.
- Cliquez sur l'onglet Facture.
- Sélectionnez Nouvelle facture.
- Cliquez sur l'onglet Divers
- Sélectionnez Créer une ébauche de facture.
Création de factures diverses à partir du tableau de bord
Pour créer une facture à partir du tableau de bord :
- Allez dans Tableau de bord.
- Sélectionnez l'icône +.
- Cliquez sur Facture.
- Saisissez le nom du client
- Cliquez sur l'onglet Divers.
- Sélectionnez Créer une facture provisoire.
Création d'autres types de factures
Consultez la rubrique Ajout de temps/travail aux factures si vous souhaitez créer une facture qui couvre le temps et le travail effectués par rapport au chantier.
Si vous souhaitez créer une facture qui couvre les matériaux, consultez la rubrique Ajout de coûts de matériaux aux factures.